Acheteur / Acheteuse de projets junior

Dans des marchés en évolution rapide, les clients du monde entier font confiance à Thales. Thales est une entreprise où des personnes brillantes du monde entier se réunissent pour partager des idées et s'inspirer mutuellement. Dans les secteurs de l'aérospatiale, du transport, de la défense, de la sécurité et de l'espace, nos architectes conçoivent des solutions novatrices qui rendent possible notre avenir.

Victoria, C.-B., Ottawa, ON., (CAN.), Hybride

Sommaire du poste

Thales a un poste vacant d'Acheteur / Acheteuse de projets junior chargé(e) de coordonner et d'exécuter les activités d'approvisionnement pour les projets assignés, en veillant à ce que tous les biens et services soient approvisionnés pour répondre aux spécifications du projet, aux échéanciers et aux exigences budgétaires. Ce rôle gère le cycle d'achat complet, participe aux négociations avec les fournisseurs, favorise les relations avec les fournisseurs et collabore avec des équipes inter fonctionnelles pour soutenir les objectifs du projet tout en respectant les politiques de l'entreprise et les normes éthiques.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et / ou des US Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès.

Principaux domaines de responsabilité

Traitement des demandes d'achat (DA vers BC) :

• Recevoir, examiner et traiter les demandes d'achat (DA) internes pour les biens et services spécifiques au projet conformément aux politiques et exigences de l'entreprise.
• Convertir les DA en bons de commande (BC) précis et conformes, en vérifiant les codes de produits, les lieux de livraison, les informations sur les fournisseurs et la documentation requise (avec des conseils au besoin).
• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des détails du BC avant son émission (par exemple, exigences contractuelles/de qualité, délais de livraison et contraintes de commande).
• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes afin de clarifier les détails des DA/BC et de résoudre les divergences.

Approvisionnement et administration des RFx/RFP :

• Soutenir les activités d'approvisionnement pour les exigences du projet, y compris l'aide à la documentation et à la coordination des RFx/RFP.
• Aider à organiser et à administrer les communications RFx/RFP (par exemple, émission de documents, collecte de réponses et maintien des dossiers justificatifs).
• Soutenir les négociations locales selon les délégations, en s'assurant que les résultats sont reflétés avec précision dans les conditions et la documentation du BC.

Gestion des BC, relance et suivi des livraisons :

• Gérer l'administration des BC de bout en bout, y compris la création des BC, le suivi des accusés de réception des BC et la tenue des dossiers de commande.
• Relancer et suivre proactivement les bons de commande pour soutenir la livraison à temps et le respect des conditions contractuelles et des normes de qualité.
• Surveiller la progression des livraisons et identifier les risques tels que les retards, les ruptures de stock ou les confirmations incomplètes; faire remonter l'information au besoin.
• Fournir des mises à jour en temps opportun aux parties prenantes internes sur l'état des commandes, les engagements de livraison et les changements prévus.

Coordination des fournisseurs et résolution des problèmes :

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir l'accusé de réception des BC et les engagements de livraison et maintenir de solides relations avec les fournisseurs.
• Soutenir la résolution des divergences de commande, des litiges avec les fournisseurs et des problèmes de livraison/facturation; faire remonter les questions importantes au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, aux acheteurs/gestionnaires de catégorie ou aux gestionnaires de projets d'approvisionnement.
• Coordonner avec les fournisseurs et les équipes internes pour gérer les modifications, annulations ou amendements aux BC au besoin.

Résolution des factures et soutien aux fournisseurs (avec AP/Finance) :

• Soutenir la résolution des factures en faisant un suivi des requêtes des fournisseurs, des informations manquantes ou des divergences ayant une incidence sur le rapprochement des BC/factures.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des détails de facture précis et en temps opportun au besoin, et coordonner avec les équipes internes pour mener à bien la résolution.
• Soutenir les suivis des comptes fournisseurs sur les factures en souffrance ou manquantes, en tenant des dossiers clairs des communications et des actions.

Rapports, suivi des coûts/statuts et amélioration continue :

• Surveiller et rendre compte des activités d'achat, y compris l'état des commandes ouvertes, le suivi de base des coûts/statuts et la visibilité des opportunités d'approvisionnement (avec des conseils).
• Soutenir le suivi des KPI et les initiatives d'amélioration continue en collaboration avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus (par exemple, réduction du cycle de temps, amélioration de la qualité des données) et contribuer à la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Conformité, documentation et support système (ERP/SAP) :

• Maintenir une documentation et des dossiers précis pour soutenir l'état de préparation aux audits et les exigences de conformité (par exemple, normes de qualité ISO, exigences réglementaires de défense et politiques de Thales).
• Soutenir les activités d'approvisionnement liées à l'ERP/SAP, y compris la maintenance des données maîtresses/de commande et la participation aux mises à niveau des processus ou des fonctionnalités.
• Maintenir les normes éthiques et assurer la conformité de toutes les activités d'achat conformément aux politiques de Thales.
• Soutenir les activités supplémentaires du département de la chaîne d'approvisionnement au besoin.

Qualifications minimales

• Le candidat doit satisfaire à l'un des ensembles de critères suivants (a&b ou c&d) :
• a) posséder un diplôme d'études secondaires; et b) posséder un minimum de 5 ans d'expérience démontrée dans le domaine de l'administration
• c) posséder un diplôme universitaire dans n'importe quel domaine et posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 5 dernières années; ou posséder un diplôme d'un programme collégial reconnu en approvisionnement, en finances, en économie, en commerce, en comptabilité ou en gestion du matériel et posséder un minimum de 18 mois d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 6 dernières années; et d) posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au gouvernement fédéral, que ce soit en tant qu'employé civil ou militaire de la Couronne ou en tant que personnel contractuel grâce à une vaste expérience dans le domaine des relations avec le gouvernement fédéral.
• Expérience avérée dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la finance/comptabilité, la gestion des commandes.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou expérience des logiciels financiers/comptables (SAP) et de la suite MS Office.
• Excellentes compétences en communication, à la fois verbale et écrite en anglais.
• Capacité à travailler en collaboration dans de multiples départements et avec des fournisseurs externes.
• Esprit de résolution de problèmes et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement en évolution rapide.

Qualifications privilégiées

• Certification en achats ou en finances et/ou 5 ans d'expérience applicable; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense;

Exigences particulières du poste

• Le rôle nécessitera de travailler à la fois à domicile et au bureau (hybride).
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Horaire flexible, tout en s'accommodant des heures de base de 9 h à 15 h, des besoins du projet et des fuseaux horaires mondiaux/internationaux.

Transparence salariale

La rémunération cible totale (RCT) prévue, y compris le salaire annuel et l'admissibilité aux primes, pour ce rôle est de 45 000 $ à 65 500 $ CAD par année. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages sociaux supplémentaires et d'autres rémunérations, selon des circonstances non liées au statut d'un demandeur protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

IA

Nous utilisons des outils activés par l'intelligence artificielle dans le cadre de notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la correspondance de curriculum vitae et la planification d'entrevues. Ces outils peuvent aider à filtrer et à évaluer les candidatures et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et la disposition des candidats, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décisions d'embauche en notre nom.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, incluant ce qui suit :
• Assurance maladie complémentaire, dentaire, compte santé, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de mieux-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RPDCE, CÉLI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation de correspondance à un RPDCE, sans période d'acquisition.
• Jours fériés, jours de vacances et congés de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée facultatives.
• Rabais aux employés sur l'habitation, l'auto et l'abonnement au gym.

Pourquoi vous joindre à nous ?

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Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, incluant ce qui suit :

• Assurance maladie complémentaire, dentaire, compte santé, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de mieux-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RPDCE, CÉLI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation de correspondance à un RPDCE, sans période d'acquisition.
• Jours fériés, jours de vacances et congés de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée facultatives.
• Rabais aux employés sur l'habitation, l'auto et l'abonnement au gym.

Thales est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi qui valorise la diversité et l'inclusivité sur le lieu de travail. Thales s'engage à fournir des accommodements dans toutes les parties du processus d'entrevue. Les candidats sélectionnés pour une entrevue qui ont besoin d'un accommodement sont priés d'en aviser en conséquence lors de l'invitation à une entrevue. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Toutes les informations d'accommodement fournies seront traitées de manière confidentielle et utilisées uniquement dans le but de fournir une expérience candidat accessible.

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada, du Programme des marchandises contrôlées du Canada, du Programme de sécurité industrielle du Canada, des US International Traffic in Arms Regulations (ITAR) et/ou des US Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès, y compris l'admissibilité au Programme des marchandises contrôlées du Canada et être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité Secrète OTAN du Canada.